Politique de confidentialité

Politique de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements personnels de l’Association des propriétaires et résidants de L’Île-des-Sœurs (APRIDS)

L’APRIDS est soucieuse de protéger la vie privée de ses membres, sympathisants, donateurs, bénévoles, visiteurs, partenaires et interlocuteurs. Cette Politique vise à vous informer de nos engagements à cet égard et vous aider à mieux comprendre nos pratiques relatives à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels.

Définitions

Dans ce document :

« APRIDS », « l’Association », « nous », « nos » ou « notre » désigne l’ « Association des propriétaires et résidants de L’Île-des-Sœurs (APRIDS) », personne morale sans but lucratif constituée le 6 novembre 1987 en vertu de la Partie 3 de la Loi sur les compagnies (RLRQ, c. C-38), domiciliée et exerçant ses activités dans la province du Québec, au Canada.

« Politique » désigne la présente Politique de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements personnels de l’Association des propriétaires et résidents de L’Île-des-Sœurs (APRIDS).

« Renseignements personnels » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

« Responsable de la protection des renseignements personnels » désigne la personne nommée par le Conseil d’administration de l’APRIDS à titre de responsable de l’application de cette politique et de la protection des renseignements personnels et dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.

« Vous », « vos » ou « votre » désigne toute personne de laquelle, ou à propos de qui, l’APRIDS recueille, reçoit ou sollicite des renseignements personnels.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La secrétaire de l’APRIDS est responsable de l’application de cette politique et de la protection des renseignements personnels.

Toute demande, question ou plainte au sujet de vos renseignements personnels, incluant le retrait de tout consentement préalablement donné, doit lui être adressée par écrit à l’une des adresses suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels

APRIDS

C.P. 63120 CSP Pl Du Commerce

Verdun QC H3E 1V6

- ou -

info@aprids.ca (Nous suggérons d’indiquer « Protection des renseignements personnels » ou un libellé semblable dans le sujet du courriel ou au début du texte de celui-ci. Cette mention facilitera le traitement de votre envoi, mais n’est pas obligatoire.)

ÉNONCÉS GÉNÉRAUX SUR L’UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’APRIDS ne vend ni ne loue aucun Renseignement personnel.

L’APRIDS ne recueille vos Renseignements personnels qu’avec votre consentement.

L’APRIDS n’utilise vos Renseignements personnels qu’aux fins pour lesquels ils ont été recueillis ou dans les mesures permises ou requises par la loi.

L’APRIDS ne communique vos renseignements personnels qu’avec votre consentement ou dans les mesures permises ou requises par la loi.

Nous utiliserons, divulguerons ou conserverons vos Renseignements personnels uniquement le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ces données ont été collectées et dans la mesure permise ou requise par la loi. Si vous souhaitez plus d’information sur les périodes pendant lesquelles vos Renseignements personnels seront conservés, veuillez écrire au Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessus.

L’APRIDS utilise principalement des fournisseurs externes pour le traitement des paiements en ligne. Nos fournisseurs à cet égard sont Zeffy et PayPal. Ces derniers ne nous transmettent que les informations nécessaires pour fins de la transaction, notamment les renseignements recueillis dans le formulaire d’adhésion, de renouvellement ou de don, mais excluant les détails financiers autres que le montant payé ou donné. Par conséquent, nos fournisseurs ne nous transmettent ni le mode de paiement, ni les détails concernant votre carte de crédit ou vos coordonnées bancaires.

Informations personnelles sensibles

L’APRIDS ne collecte aucune des informations personnelles que les lois sur la protection des données considèrent comme sensibles, à moins que nous ne les soumettiez volontairement via une fonction de clavardage, formulaire de partage de commentaires ou par courrier papier ou électronique, ce que nous vous encourageons à ne pas faire. Un renseignement personnel « sensible » est généralement un renseignement intime et peut comprendre, par exemple, des données médicales, biométriques, d’ethnie, de religion ou d’orientation sexuelle.

VOTRE CONSENTEMENT À LA COLLECTE, À L’UTILISATION ET À LA DIVULGATION

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos Renseignements personnels avec votre consentement ou dans les mesures permises ou requises par la loi. La manière dont nous obtenons votre consentement dépendra des circonstances. Nous allons par exemple vous demander un consentement à la présente politique lors de votre adhésion, lorsque vous effectuez un don au soutien de notre mission, ou lorsque vous vous inscrivez à une liste de distribution ou à un de nos événements.

Si vous décidez de nous fournir des Renseignements personnels, il s’agit pour nous de la manifestation de votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos Renseignements personnels, comme indiqué dans la présente Politique.

En règle générale, nous demandons votre consentement au moment de la collecte de vos Renseignements personnels. Dans l’éventualité où nous souhaiterions utiliser vos Renseignements personnels à des fins non identifiées au moment de la collecte, nous vous demanderons votre consentement avant d’utiliser ces données à cette nouvelle fin.

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos Renseignements personnels à tout moment en écrivant au Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées ci-dessus. Dans certains cas, le retrait de votre consentement pourrait mener à ce que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir certains Services.

COLLECTE ET UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Moyens par lesquels les Renseignements personnels sont recueillis, les données qui peuvent être recueillies et les fins pour lesquelles les Renseignements personnels sont recueillis

Les Renseignements personnels recueillis par l’APRIDS nous sont fournis directement par vous, verbalement, en complétant un formulaire électronique ou imprimé, ou encore par courrier électronique. Sans limiter la généralité de ce qui précède, vous trouverez ci-dessous les principales activités qui peuvent mener à la fourniture d’un Renseignement personnel et des exemples de Renseignements personnels que nous pouvons recueillir.

Lorsque :

Nous vous demanderons ou nous pouvons recueillir :

Fins pour lesquelles vos Renseignements personnels sont recueillis

Vous adhérez à l’APRIDS

Nous demandons :

Votre nom
Votre adresse
Votre adresse courriel
Votre numéro de téléphone
Votre consentement au renouvellement automatique de votre abonnement
Si vous acceptez d’être inscrit sur la liste de distribution de notre infolettre mensuelle et de recevoir de temps à autre, des courriels pour des sondages ou pour de l'information concernant L'Île-des-Sœurs
Votre Implication souhaitée auprès de l’APRIDS
Comment vous avez entendu parler de l’APRIDS
Si vous désirez effectuer un don additionnel
Les informations sur le paiement (notez que ces informations ne nous sont pas transmises par nos fournisseurs externes)

Lorsque vous choisissez l’option d’adhésion pour deux personnes à la même adresse, nous vous demanderons le nom et l’adresse courriel de la deuxième personne, que vous ne nous communiquerez qu’avec le consentement de cette dernière.

Gérer votre adhésion
Vous communiquer les informations pertinentes à votre adhésion, notamment les avis de renouvellement ainsi que les convocations aux assemblées générales ou extraordinaires des membres

Vous renouvelez votre adhésion à l’APRIDS

Selon le mode de renouvellement, nous pouvons vous demander :

Votre nom
Votre adresse
Votre adresse courriel
Votre consentement au renouvellement automatique de votre abonnement
De nous confirmer si vous êtes présentement membre en règle de l’APRIDS ou si vous l’aviez été au cours des 12 derniers mois
Votre consentement au renouvellement automatique de votre abonnement
Si vous acceptez d’être inscrit sur la liste de distribution de notre infolettre mensuelle et de recevoir de temps à autre, des courriels pour des sondages ou pour de l'information concernant L'Île-des-Sœurs
Si vos informations (ou celles du deuxième membre à la même adresse, le cas échéant) ont changé depuis votre adhésion ou votre plus récent renouvellement
Si vous désirez effectuer un don additionnel
Les informations sur le paiement (notez que ces informations ne nous sont pas transmises par nos fournisseurs externes)

Gérer votre adhésion
Vous communiquer les informations pertinentes à votre adhésion, notamment les avis de renouvellement ainsi que les convocations aux assemblées générales ou extraordinaires des membres

Vous interagissez* avec nos médias sociaux, notamment notre page Facebook

* Une interaction peut comprendre :

Commenter une publication ou commentaire
« Suivre » notre page
« Aimer » notre page
« Aimer » ou autrement réagir à une publication ou à un commentaire

Nous ne demandons aucun Renseignement personnel lorsque vous interagissez avec nos médias sociaux. Toutefois, si vous choisissez d’interagir, nous obtiendrons :

Votre nom d’utilisateur Facebook
Votre (vos) commentaire(s) et/ou réaction(s) et/ou le fait que vous « aimez » ou « suivez » notre page
Tout autre renseignement que vous choisissez de nous fournir volontairement

Communiquer avec vous pour répondre à votre commentaire, demande ou question

Vous utilisez, visitez ou naviguez vers notre site Web (https://www.aprids.ca)

Nous ne demandons aucun Renseignement personnel ou autre pas le biais de notre site Web, sauf si vous souhaitez vous enregistrer afin de commenter sur notre blogue. Dans un tel cas, nous vous demanderons que :

Votre nom
Votre adresse courriel

Toutefois, notre site Web contient plusieurs liens, incluant:

Notre adresse courriel
Notre page Facebook
Notre formulaire d’adhésion ou de renouvellement (hébergés sur le site de Zeffy, notre fournisseur externe pour les paiements en ligne)
Liens utiles (par exemple, les élu.e.s locaux, services gouvernementaux, etc.)

Tous les liens externes sont fournis à titre d’information et peuvent être assujettis à des politiques sur les renseignements personnels qui diffèrent de la nôtre.

Notre site Web utilise des témoins de connexion et autres témoins facultatifs (« cookies »). Veuillez vous référer à la section sur ces témoins pour plus d’information à ce sujet.

Vous vous inscrivez à une de nos activités ou à une activité dont l’APRIDS est partenaire ou dans laquelle elle est impliquée

Nous recueillons généralement les Renseignements personnels nécessaires pour confirmer votre inscription, vous transmettre de la documentation ou des renseignements additionnels directement en lien avec l’activité et pour communiquer avec vous en cas d’annulation ou de report. Nous pouvons toutefois aussi vous offrir le choix de soumettre une question ou un commentaire, notamment dans le cadre d’une soirée de rencontre des candidat.e.s lors d’une élection ou lors d’une consultation publique. Enfin, nous pouvons parfois offrir des collations, repas et/ou un service de halte-garderie, selon la nature de l’activité. Par conséquent, les Renseignements personnels suivants peuvent être demandés, selon l’événement ou l’activité :

Votre nom
Le nombre de personnes qui participeront
Votre adresse
Votre adresse courriel
Votre numéro de téléphone
Vos commentaires ou questions, le cas échéant
Si vous souhaitez un repas, collation ou une place en halte-garderie, le cas échéant, ainsi que les renseignements nécessaires afin de vous offrir ces services (allergies alimentaires, âge des enfants, etc.)

Gérer les présences à l’activité
Planifier les besoins d’espace, de nourriture ou de breuvages et de halte-garderie, le cas échéant
Communiquer de la documentation ou des renseignements additionnels directement en lien avec l’activité
Communiquer avec vous en cas d’annulation ou report de l’activité

Vous acceptez que votre nom soit inscrit sur une liste de distribution d’infolettre ou de recevoir, de temps à autre, des courriels pour des sondages ou pour de l'information concernant L'Île-des-Sœurs

Nous demandons :

Votre nom
Votre adresse courriel

Nous utilisons principalement Mailchimp pour nos envois de courriels de masse (infolettres, sondages, etc.). Comme la plupart de ces services, Mailchimp comprend des outils analytiques, qui peuvent nous indiquer si un courriel a été ouvert, si une pièce jointe a été ouverte, ainsi que si un lien contenu dans le courriel a été utilisé. Nous pouvons utiliser ces outils analytiques pour mesurer l’efficacité de nos communications, mais seulement dans l’agrégat. Plus précisément, nous ne lions aucunement ces renseignements analytiques à un individu.

Distribuer nos infolettres, courriels et sondages
Gérer nos listes de distribution
Gérer les demandes de désinscription
Analyser l’efficacité et la qualité de nos envois par courriel et le taux de lecture

Vous répondez à un de nos sondages ou à une de nos demandes de commentaires 

Nous recueillons les renseignements demandés, qui peuvent contenir des Renseignements personnels.

À moins d’indication expresse au contraire, nos sondages sont anonymes. Nous n’utilisons aucun outil technologique ou autre afin de lier les réponses à un sondage anonyme à un individu.

Compiler les commentaires afin de prendre position sur un dossier ou afin de faire des revendications auprès des instances concernées
Mesurer l’efficacité ou la pertinence de nos actions
Améliorer nos communications
Orienter nos actions

Vous communiquez avec nous pour nous formuler un commentaire, une question, une plainte ou pour tout autre sujet

Nous n’obtiendrons que les Renseignements personnels que vous choisissez de partager avec nous. Toutefois, si votre communication nous parvient par courriel, nous obtiendrons notamment votre adresse courriel et votre courriel pourrait dévoiler votre adresse IP*. Il est possible que nous communiquions avec vous pour faire un suivi ou obtenir des renseignements additionnels, qui pourraient comprendre des Renseignements personnels. Ces derniers seraient toutefois également assujettis à cette Politique.

* Nous ne colligeons pas les adresses IP et nous n’utilisons aucun outil technologique ou autre afin de lier ces adresses IP à un individu.

Communiquer avec vous pour obtenir des renseignements additionnels ou pour donner suite à votre communication
Prendre acte des commentaires reçus et en faire l’analyse dans l’agrégat afin de mieux poursuivre nos activités

Comment et quand nous communiquons vos Renseignements personnels

Dans la mesure du possible, bien que nous tentions d’éviter de communiquer vos Renseignements personnels à des tiers, nous avons défini ci-dessous les cas pour lesquels un tel partage pourrait avoir lieu.

Principalement, nous communiquons vos renseignements à nos fournisseurs de service tiers.

En effet, nous comptons sur des fournisseurs de services tiers pour exécuter divers services pour notre compte, tels que le paiement, la mise en réseau, l’analyse, l’hébergement et le stockage de données.

Veuillez trouver ci-dessous une liste de nos fournisseurs de services tiers, susceptibles de traiter vos Renseignements personnels (avec des liens vers leur politique de confidentialité) :

• Eventbrite : Nous utilisons Eventbrite pour la gestion des inscriptions à nos événements. Voir leur politique de confidentialité à https://www.eventbrite.ca/help/fr-ca/articles/460838/politique-de-confidentialite-eventbrite/

• Google : Nous utilisons Google pour nos services de courrier électronique (e-mail), pour certains formulaires (Google Forms), ainsi que pour l’hébergement infonuagique (cloud) de nos données. Voir leur politique de confidentialité à https://policies.google.com/privacy?hl=fr-CA.

• Mailchimp : Nous utilisons Mailchimp pour nos envois de courriels de masse, par exemple pour l’envoi de nos infolettres. Voir leur politique de confidentialité à https://mailchimp.com/fr/about/security/.

• Microsoft : Nous utilisons Microsoft pour l’hébergement infonuagique (cloud) de nos données, qui peuvent inclure vos Renseignements personnels. Voir leur politique de confidentialité à https://privacy.microsoft.com/fr-ca/privacystatement.

• PayPal : Nous utilisons PayPal pour le traitement de certains renouvellements d’adhésions. Voir leur politique de confidentialité à https://www.paypal.com/ca/webapps/mpp/ua/privacy-full?locale.x=fr_CA.

• Slack : Nous utilisons Slack pour nos communications internes. Voir leur politique de confidentialité à https://slack.com/intl/fr-fr/trust/privacy/privacy-policy.

• Wix : Nous utilisons Wix pour l’hébergement de notre site Web. Voir leur politique de confidentialité à https://fr.wix.com/about/privacy.

• Zeffy : Nous utilisons Zeffy pour le traitement des adhésions, leurs renouvellements et pour les dons. Voir leur politique de confidentialité à https://support.zeffy.com/fr-ca/politique-de-confidentialite.

Si nous fournissons vos Renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les règles énoncées dans la présente Politique sont respectées et que ces tiers fournissent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de sécurité appropriées et que vos Renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été fournis.

Au surplus, nous pouvons utiliser et divulguer vos Renseignements personnels lorsque nous estimons qu’une telle utilisation ou divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée :

• en vertu de la législation en vigueur, y compris des lois en dehors de votre pays de résidence;

• pour nous conformer à des procédures judiciaires;

• pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris des autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence;

• pour protéger nos activités;

• pour protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité, nos biens, les vôtres ou ceux de tiers; et

• pour nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir.

Transfert international et hébergement des données

Certains de nos fournisseurs de services tiers sont situés dans d’autres provinces ou pays, notamment aux États-Unis. Par conséquent, vos Renseignements personnels peuvent être transférés et hébergés à l’extérieur du Québec. Dans un tel cas, l’APRIDS s’assure que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus et jugés raisonnables dans les circonstances.

Vos Renseignements personnels hébergés à l’extérieur du Québec sont assujettis à des règles de protection des Renseignements personnels différentes, puisque soumises aux lois applicables localement et peuvent faire l’objet d’une divulgation aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation de cette autre juridiction, conformément aux lois en vigueur dans celle-ci. Cependant, nos pratiques concernant vos Renseignements personnels continueront à tout moment d’être régies par la présente Politique.

Protection de vos Renseignements personnels

L’APRIDS a en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques dans le but de protéger vos Renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification. Nous avons pris des mesures pour que seuls les administrateurs ayant besoin de consulter vos Renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions ou responsabilités aient accès à ceux-ci. Au surplus, chaque administrateur de l’APRIDS signe, dès son entrée en fonction, un engagement à respecter les règles de gouvernance de l’Association, incluant toute politique de confidentialité.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission ou de stockage de données n’est sécurisée à 100 % ni exempte d’erreur. Nous ne pouvons donc malheureusement pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des questions à ce sujet ou avez des raisons de penser que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous estimez que la sécurité des données que vous nous avez fournies a été compromise), veuillez contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels immédiatement aux coordonnées ci-dessus.

Utilisation de témoins de connexion (« cookies ») et technologies connexes

Les témoins de connexion (« cookies ») sont de petits fichiers texte placés sur votre ordinateur ou votre appareil lorsque vous visitez un site web, afin de suivre l'utilisation du site et d'améliorer l'expérience de l'utilisateur en stockant certaines données sur votre ordinateur. En visitant ou en utilisant notre site Web, vous acceptez leur utilisation, mais uniquement si vous consentez explicitement à cette utilisation, conformément à la bannière de « cookies » qui vous est présentée lorsque vous visitez notre site Web.

Votre navigateur peut être configuré de manière à refuser les « cookies » ou à les supprimer après qu'ils ont été acceptés et stockés. Vous pouvez vous référer à la section d'aide de votre navigateur pour savoir comment refuser les « cookies ».

Veuillez noter que la suppression ou le refus des « cookies » peut réduire votre expérience d'utilisateur sur notre site Web. En outre, la suppression des « cookies » peut empêcher certaines fonctions d’opérer correctement.

En complément aux témoins, notre fournisseur de services tiers Mailchimp utilise des pixels invisibles. Les pixels sont de petites images transparentes placées dans certaines communications par courriel. Ils nous permettent seulement de collecter les informations relatives aux courriers électroniques que vous recevez, par exemple si vous les avez ouverts ou si vous avez cliqué sur l'un des liens qu'ils contiennent.

Les « cookies » sur le site Web de l’APRIDS sont gérés par notre fournisseur externe d’hébergement (Wix), qui pourrait utiliser les « cookies » suivants :

« Cookies essentiels » (nécessaires et obligatoires) : Ces « cookies » permettent l’activation de fonctionnalités essentielles telles que la sécurité, la vérification d’identité et la gestion de réseau. Ces « cookies » ne peuvent pas être désactivés.

« Cookies marketing » (optionnels) : Ces « cookies » seraient utilisés pour suivre l’efficacité de la publicité afin de fournir un service plus adapté et de diffuser de meilleures annonces en fonction des intérêts des visiteurs. À l’heure actuelle, l’APRIDS n’utilise pas ces « cookies » et n’envisage pas de les utiliser. Advenant que cette situation change, nous procéderons à une mise à jour de cette Politique au préalable.

« Cookies fonctionnels » (optionnels) : Ces « cookies » collectent des données pour se souvenir des choix que font les utilisateurs afin d’améliorer et de personnaliser leur expérience.

« Cookies analytiques » (optionnels) : Ces « cookies » nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site, à découvrir les erreurs et à fournir une meilleure analyse globale.

DEMANDE D’ACCÈS ET/OU DE RECTIFICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels qui vous concernent, sans frais. Vous pouvez également en obtenir copie. Toutefois, des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, reproduction et/ou transmission de ces renseignements. Si tel est le cas, nous vous informerons du montant exigible approximatif avant de procéder à la transcription, reproduction et/ou transmission de ces renseignements.

Vous avez le droit de faire rectifier tout renseignement personnel vous concernant qui est inexact, incomplet ou équivoque, ou si vous estimez que sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi.

Vous avez le droit de demander que nous cessions de conserver ou d’utiliser vos renseignements personnels, sous réserve de nos obligations de conservation en vertu des lois et règlements en vigueur au Québec et au Canada ou dans le cadre de procédures judiciaires.

Toute demande en vertu de cette section doit être transmise par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessus. Nous donnerons suite à toute demande d’accès ou de rectification avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.

MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

La date figurant en haut de cette page indique la date de la dernière mise à jour de la présente Politique. Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre. Vous pouvez toujours trouver la version la plus récente sur notre site Web, où nous publierons toujours un avis bien visible si nous apportons des changements importants. Nous pouvons également communiquer ces changements par tout autre moyen, notamment par courriel si nous disposons de vos coordonnées.